| Opisywanie dokumentów księgowych |
 |
 |
 |
| Wpisany przez Tatka Dariusz |
| Wtorek, 26 Maj 2009 13:29 |
|
Szanowni Państwo. W związku z licznymi zapytaniami poniżej przedstawiamy modelowy przykład opisywania dokumentów księgowych związanych z FM w Euroregionie Glacensis. Faktury, rachunki, lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, których kopie beneficjent załącza do wniosku o płatność powinny być opisane. Opis faktury/ innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, powinien zawierać: 1. Tytuł projektu 2. Numer projektu 3. Numer umowy (w przypadku wydatków ponoszonych po podpisaniu umowy) – na pierwszej stronie dokumentu 4. Opis związku wydatku z projektem – należy wskazać w opisie dokumentu księgowego, do której kategorii budżetowej odnosi się wydatek opisany na fakturze, rachunku lub innym dokumencie księgowym 5. Koszt kwalifikowany dokumentu 6. Informację o poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej 7. Zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (T.j. DZ.U. z 2007r. Nr 223 poz. 1655, z późn. zm.)* należy podać zapis na podstawie, którego projekt jest realizowany lub na podstawie którego do wydatków projektu nie stosuje się przepisów w/w ustawy. Do kosztów list płac oraz kosztów podróży służbowych opis dotyczący zgodności z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych nie stosuje się. 8. Adnotację – „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa…….%* w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska-Rzeczpospolita Polska 2007-2013”. 9. Nr księgowy bądź ewidencyjny, pod którym dana faktura/dokument o równoważnej wartości księgowej został zaksięgowany 10. W przypadku przedstawiania do rozliczenia kosztów osobowych należy poukładać dokumenty księgowe w następujący sposób: Lista płac, karty czasu pracy, lista obecności oraz potwierdzenie zapłaty wynagrodzenia, składek ZUS i podatku oraz inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku (m.in. umowy, zakresy czynności, deklaracje ZUS, itp.) Listy płac i deklaracje ZUS powinny być opisane wg pkt 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 9. Koszt kwalifikowany na tych dokumentach powinien być zrobiony szczegółowo dla każdego pracownika z osobna, tzn. płaca netto + składki ZUS pracownika wyliczone proporcjonalnie do czasu przepracowanego dla projektu. 11. W przypadku rozliczania składek na ZUS pracodawcy należy przedstawić deklaracje: DRA, RCA. Deklaracje należy opisać wg pkt 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 9, a koszt kwalifikowany powinien stanowić proporcjonalne wyliczenie kwot składek ZUS do czasu przepracowanego dla projektu i powinien być zrobiony szczegółowo dla każdego pracownika. 12. Dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku jest potwierdzone za zgodność z oryginałem zestawienie wynagrodzeń rozliczanych w projekcie posiadające znamiona dowodu księgowego (przykładowa tabela poniżej). Opis faktury lub innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej powinien co do zasady znajdować się z tyłu dokumentu za wyjątkiem informacji dotyczącej numeru umowy (na pierwszej stronie dokumentu). Opis może również występować w formie pieczęci. Opis faktury/innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej w przypadku wydatków poniesionych w ramach kosztów przygotowawczych powinien zawierać informację, że wydatek został poniesiony w związku z przygotowaniem projektu oraz inne dostępne informacje wymienione w ww. opisie. Do kopi faktur, rachunków, itp.; należy dołączyć: > Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów z rachunku bankowego Beneficjenta, wskazanego w umowie o dofinansowanie projektu, potwierdzające poniesienie poszczególnych wydatków. Nie jest wymagane opisywanie potwierdzeń zapłaty, w których z tytułu operacji bankowych jasno wynika, że dotyczą one konkretnej faktury lub innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej. Jednak w przypadku: kosztów osobowych- należy na potwierdzeniu zapłaty podać koszt kwalifikowany. Potwierdzenia zapłaty dotyczące wynagrodzenia i jego pochodnych, powinny być tak opisane, aby suma poszczególnych kwot dotyczących wynagrodzenia, składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz podatek dawała kwotę kosztu kwalifikowalnego dla projektu. W przypadku, gdy w budżecie projektu przewidziano refundację wynagrodzenia i jego pochodnych dla 2, 3, 4 etatów (pracowników) to opis dotyczący zapłaty wynagrodzenia, składek ZUS (pracownika i pracodawcy) oraz podatku powinien być zrobiony osobno dla każdego z tych etatów (pracowników). rachunków do umów zlecenie oraz rachunków do umów o dzieło - jeżeli składka na ubezpieczenie zdrowotne oraz na podatek dochodowy została zwarta w przelewach zbiorczych do ZUS i US wówczas należy na potwierdzeniu zapłaty wskazać kwoty kosztu kwlifikowalnego składki zdrowotnej i podatku dla konkretnego zleceniobiorcy lub kwoty kosztu kwalifikowalnego podatku dla konkretnego wykonawcy dzieła. braku powiązania tytułu przelewu z numerem dokumentu księgowego ujętego we Wniosku o płatność - wówczas na potwierdzeniu zapłaty należy podać prawidłowy nr dokumentu księgowego, tak aby można go było powiązać z wydatkiem projektu wprowadzonym do wniosku o płatność. W przypadku zapłaty gotówką osoba przyjmująca zapłatę, potwierdza jej przyjęcie poprzez adnotację na pierwszej stronie faktury, np. „zapłacono gotówką”. Ta adnotacja stanowi dowód zapłaty, w związku z tym nie wymaga się dodatkowo raportów kasowych. W przypadku braku adnotacji należy załączyć raport kasowy. > Do kopii faktur należy załączyć potwierdzone za zgodność z oryginałem potwierdzenie zapłaty wydatku (wyciąg bankowy), kopie dokumentów potwierdzających rozpoznanie rynku, zlecenie/umowa oraz dokument potwierdzający odbiór/wykonanie prac, np. protokoły odbioru. Kopie dokumentów należy posegregować według kolejności wynikającej z WoP. > W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane – potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z podaniem ich miejsca składowania. > Wraz z dokumentacją dot. wniosku należy przechowywać potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających realizację danego zadania lub jego części zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu (np. wymagane dyplomy, certyfikaty, dokumenty przetargowe), które należy udostępnić właściwej osobie w razie kontroli. *należy podać w % refundację wydatków z budżetu państwa *w przypadku wydatków poniesionych po 24.06.2010 roku należy powoływać się na T.j. Dz.U z 2010 nr 113, poz. 759 Wraz z dokumentami stanowiącymi załącznik do Wniosku o płatność należy przedstawić Oświadczenie o VAT. Przypominamy, iż od 04.12. 2009 roku obowiązuje nowy załącznik Nr 2 do wytycznych dotyczący kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013 Kontakt: |
| Zmieniony: Poniedziałek, 02 Sierpień 2010 05:57 |